Die Vergabe der Freiplätze funktioniert ähnlich der Vergabe der Bezirksplätze und kann nur von Benutzern aufgerufen werden, die die Berechtigung Referent für Spitzensport, Turnierleiter oder JASS-Mitglied besitzen. Sie ist in der Übersicht unter dem Punkt Administration zu finden und verbirgt sich hinter dem Link Freiplatzvergabe.
In der Freiplatzvergabe stehen nur bestätigte und nicht abgemeldete Teilnehmer zur Auswahl, die sich für ein zulassungsbeschränktes Turnier (U 12, U 14, U 16, U 18) angemeldet haben und weder vorberechtigt sind, noch einen Bezirksplatz erhalten haben. Um Chancengleichheit zwischen den Bezirken sicherzustellen, sollten Freiplätze erst dann vergeben werden, wenn alle Bezirke ihre Bezirksplätze in dem jeweiligen Turnier vergeben haben.
Bitte beachten Sie vor Beginn der Freiplatzvergabe den Unterschied zwischen Freiplätzen und Vorberechtigungen: Während Freiplätze nur an angemeldete Teilnehmer vergeben werden können, sind Vorberechtigungen dafür gedacht, an noch nicht angemeldete Teilnehmer vergeben zu werden. Dies bedeutet, dass Vorab-Freiplätze nicht in der Freiplatzvergabe, sondern in der Festlegung von Vorberechtigungen vergeben werden.
Wenn Sie sich in der Freiplatzvergabe befinden, wählen Sie zunächst das Turnier und ggf. die Altersklasse aus, in der Sie Freiplätze vergeben wollen. Sie erhalten eine Liste mit allen Teilnehmern, die als Freiplatzbewerber zur Auswahl stehen. Die Liste umfasst dabei neben dem Namen der Teilnehmer und deren Vereinszugehörigkeit auch ihren Geburtsjahrgang sowie ihre aktuelle DWZ und ELO, sofern bereits die Spielberechtigung der Teilnehmer überprüft worden ist. Stellen Sie deshalb vor der Freiplatzvergabe sicher, dass dies geschehen ist, um die Bewerber besser vergleichen zu können.
Die Vergabe der Freiplätze an sich ist denkbar einfach. Markieren Sie einfach denjenigen Teilnehmer und wählen Sie die Option Festlegen. Nach einer Rückfrage wird der Freiplatz vergeben, sofern im entsprechenden Turnier noch Plätze frei sind. Unmittelbar danach wird der Teilnehmer per E-Mail benachrichtigt und in die offizielle Teilnehmerliste übernommen.
Sollten Sie einem Teilnehmer versehentlich einen Freiplatz vergeben haben oder sich dieser mittlerweile abgemeldet haben, können Sie den Freiplatz natürlich auch wieder zurücknehmen. Bedenken Sie aber, dass ihm der Platz bereits bestätigt worden ist, so dass Sie gute Gründe hierfür haben sollten. Wählen Sie hierfür die Option Zurücknehmen. Der Teilnehmer erhält unmittelbar eine E-Mail über die Entscheidung und wird aus der offiziellen Teilnehmerliste gestrichen.
Beachten Sie, dass es zwar nicht wünschenswert, aber dennoch möglich ist, Freiplätze vor dem Meldeschluss oder vor den Bezirksplätzen zu vergeben. Dabei wird zwar kontrolliert, dass durch die Vergabe des Freiplatzes die maximale Teilnehmerzahl nicht überschritten wird. Bei der Anmeldung von vorberechtigten Teilnehmern oder der Vergabe der Bezirksplätze findet diese Überprüfung jedoch nicht statt.