Neben der Anmeldung von Teilnehmern stellt die Anmeldung von Betreuer die zweite Grundfunktionalität der Online-Anmeldung der Niedersächsischen Schachjugend dar. Da die Niedersächsische Schachjugend keinerlei Betreuungsaufgaben für die in der Regel minderjährigen Teilnehmer Ihrer Turniere übernimmt, kommt den Betreuern eine wichtige Aufgabe zu. Eine Teilnahme ohne geregelte Betreuung ist nicht möglich.
Die Betreuung kann zum Einen von den Eltern eines Teilnehmers vorgenommen werden. In diesem Fall erfolgt die Anmeldung nicht in einem gesonderten Verfahren, sondern im Zuge der Anmeldung des Teilnehmers, d.h. des Sohnes bzw. der Tochter. Zum Anderen wird die Betreuung von den Bezirken und Vereinen durchgeführt. Diese Seite beschreibt im folgenden wie Sie als Vertreter eines Vereins oder eines Bezirks eine Betreuer zu einem unserer Turniere anmelden können.
Die Niedersächsische Schachjugend organisiert zwei Arten von Turnieren, die die Anmeldung von Betreuern unterschiedlich regeln. Bei der Jugend-Einzelmeisterschaft der U 8 und dem Schnellschachpokal der U 10 melden sich die Betreuer direkt bei der NSJ an, bei der Jugend-Einzelmeisterschaft, die in den Osterferien stattfindet, wird die Anmeldung der Betreuer über die Bezirke durchgeführt. Näheres hierzu finden Sie im Abschnitt über die Bestätigung Ihrer Anmeldung.
Die Anmeldung eines Betreuers erfolgt in sieben Schritten:
Bevor Sie sich als Betreuer zu einem Turnier der Niedersächsischen Schachjugend anmelden können, benötigen Sie einen Zugang zur Online-Anmeldung, einen so genannten Account. Dieser Account besteht aus einem Benutzernamen und einem Passwort, die Sie beide im Rahmen von festgelegten Regeln frei wählen können. Zusätzlich gehört zu Ihrem Account eine E-Mail-Adresse, mit Hilfe derer wir sicherstellen, dass Sie auch derjenige sind, für den Sie sich ausgeben, da normalerweise nur Sie selbst Zugang zu Ihrem E-Mail-Konto haben. Darüber hinaus bietet Ihr Account einige Möglichkeiten, uns und den übrigen Benutzern etwas über sich selbst mitzuteilen wie Ihre Vereinszugehörig und Ihre Aufgaben in Ihrem Verein sowie die Einstellung von Kontaktdaten.
Es gibt zwei Möglichkeiten, an einen Account zur Online-Anmeldung zu gelangen:
Sobald Sie den Aktivierungslink in der E-Mail geklickt haben, sollten Sie als erstes Ihr Profil ergänzen. Geben Sie dabei bitte nur diejenigen Daten an, die Sie uns wirklich mitteilen möchten. Neben der obligatorischen E-Mail-Adresse ist in der Regel die Telefonnummer ausreichend. Die Angabe eines Vereins erleichtert uns die Zuordnung.
Nachdem Sie Ihren Account aktiviert haben, werden Sie feststellen, dass Ihnen in der Übersicht über die Funktionen die Möglichkeit, einen Betreuer anzulegen, noch nicht offen steht. Dies liegt daran, dass Ihnen die Berechtigung dazu fehlt.
Um sich selbst als Betreuer anmelden zu können, benötigen Sie entweder die Berechtigung Vereinsvertreter, wenn Sie sich als Vereinsbetreuer anmelden wollen, oder die Berechtigung Bezirksvertreter, wenn Sie sich als Bezirksbetreuer anmelden wollen. Falls Sie einen anderen aus Ihrem Bezirk als Bezirks- oder Vereinsbetreuer anmelden wollen, ist die Berechtigung Bezirkssvorstand erforderlich.
Um an die entsprechende Berechtigung zu gelangen, sollten Sie mit einem Vertreter Ihres Bezirks Kontakt aufnehmen, der die Berechtigung Bezirksvorstand besitzt. Diese Berechtigung ermöglicht es ihrerseits, Berechtigungen an andere Benutzer zu vergeben. Natürlich können auch die beiden Turnierleiter der Niedersächsischen Schachjugend Ihnen die entsprechenden Berechtigungen vergeben. Bedenken Sie aber, dass diese zunächst Rücksprache mit Ihrem Bezirk halten, ob Sie für die entsprechende Berechtigung geeignet sind.
Nachdem Sie im vorigen Abschnitt die Berechtigung erhalten haben, sich selbst oder eventuell auch einen Dritten als Betreuer anzumelden, kann es jetzt losgehen. In der Übersicht finden Sie unter der Überschrift Anmeldung den Punkt Betreuer anmelden, der Sie zum Anmeldeformular führt.
Das Anmeldeformular besteht aus vier Schritten, in denen die zur Anmeldung erforderlichen Daten eingestellt werden. Diese werden hier kurz beschrieben. Es stehen aber auch ausführliche Informationen zur Verfügung.
Zunächst müssen Sie das Turnier auswählen, auf dem Sie die Jugendlichen betreuen wollen. Ist dies geschehen, geben Sie den Namen und den Aufgabenbereich des Betreuers an, d.h. Sie stellen ein, ob er als Bezirks- oder Vereinsbetreuer tätig ist, und worin seine Aufgaben vor Ort bestehen. Falls Sie sich hier für die Option Trainer bedeuetet das, dass der Betreuer einerseits nicht notwendigerweise bei den Jugendlichen untergebracht werden muss, andererseits aber auch nicht auf die Mindestzahl von Bezirksbetreuern angerechnet wird, sofern bei dem ausgewählten Turnier die Betreuung von den Bezirken gewährleistet wird.
Auf der nächsten Seite werden die Kontaktdaten des Betreuers benötigt. Falls Sie bereits Ihr Benutzerprofil ausgefüllt haben, können Sie die Daten einfach über die Funktion von Benutzerprofil übernehmen einfügen, so dass Sie sie nicht erneut eingeben müssen. Bis auf die Adresse sind alle Angaben auf dieser Seite freiwillig. Falls Sie lediglich die Berechtigung Vereinsvertreter oder Bezirksvertreter besitzen können Sie lediglich sich selbst als Betreuer melden, so dass in diesem Fall Ihr Name und Ihre Kontaktdaten bereits vorgegeben sind. Es sei empfohlen, auf jeden Fall eine E-Mail-Adresse anzugeben, damit wir den Betreuer bequem über den Stand seiner Anmeldung informieren können.
Anschließend legen Sie fest, ob der Betreuer in der Jugendherberge übernachtet (es ist nicht erforderlich, Betreuer anzumelden, die nicht in der Jugendherberge übernachten), und einen Zimmerwunsch zu äußern. Bedenken Sie, dass wir nicht alle Einzel- und Doppelzimmerwünsche erfüllen können, weswegen es hilfreich ist, uns bei der Zimmerplanung durch einen realistischen Wunsch entgegenzukommen.
Im letzten Schritt sind ergänzende Angaben erforderlich, Zusätzlich müssen Sie als Betreuer die Hausordnung und die Turnierordnung der Niedersächsischen Schachjugend sowie die Kenntnis der Ausschreibung bestätigen, die gewissermassen den Allgemeinen Geschäftsbedingungen entsprechen und die uns sicherstellen, dass Ihnen die Rahmenbedingungen Ihrer Aufgabe bekannt sind.
Das Ausfüllen dieses Anmeldeformulars entspricht dem bisherigen Ausfüllen der Meldebogens. Mit dem Speichern (vorher haben Sie noch die Möglichkeit zu überprüfen, ob Ihre Daten in Ordnung sind) werden die Daten an den Bezirk bzw. die Niedersächsische Schachjugend übermittelt, die Ihre Daten bestätigen müssen. Dies wird im nächsten Schritt erläutert.
Nachdem Sie Ihre Daten eingegeben haben, wird Ihnen per E-Mail das Anmeldeformular zugesandt (alternativ steht es nach dem Speichern über einen Link zur Verfügung). Wenn unten auf dem Formular eine Adresse zu finden ist, unterschreiben Sie das Formular und schicken Sie es an Ihren Bezirk. Anderenfalls braucht das Formular nicht eingeschickt zu werden und ist lediglich für Ihre Unterlagen bestimmt.
Um sicherzustellen, dass die Anmeldung echt ist und tatsächlich zu Ihnen gehören, muss die Anmeldung bestätigt werden. Dies geschieht bei der Jugend-Einzelmeisterschaft durch den Bezirk und entspricht in diesem Fall der Weiterleitung der Anmeldung. Im Falle der Landes-Einzelmeisterschaft U 8 und des Schnellschachpokals U 10 wird die Bestätigung durch die Niedersächsische Schachjugend durch geführt. Nähere Informationen zur Bestätigung finden Sie hier.
Nach dem Speichern der Daten werden Sie per E-Mail über alle Vorgänge in Zusammenhang mit Ihrer Anmeldung informiert. Dies ist natürlich nur möglich, wenn Sie bei der Anmeldung eine E-Mail-Adresse angegeben haben. Sie haben aber auch die Möglichkeit online der aktuellen Zustand abzufragen. Hierzu steht Ihnen in der Übersicht die Funktion Alle von mir angemeldeten Betreuer zur Verfügung. Dort können Sie unter anderem den Zustand erfahren. Mehr dazu finden Sie hier.
Mit der Bestätigung durch Ihren Bezirk oder die Niedersächsische Schachjugend wird der von Ihnen angemeldete Betreuer in die offizielle Betreuerliste des entsprechenden Turniers übernommen. Damit ist die Anmeldung verbindlich und kann nicht mehr ohne Weiteres rückgängig gemacht werden. Beachten Sie aber, dass die Aufnahme in die Betreuerliste unabhängig vom Eingang der Übernachtungskosten ist.
Die Übernachtung in der Jugendherberge ist natürlich nur möglich, wenn die Übernachtungskosten rechtzeitig bei uns eingehen. Das Zahlungsziel wird im Anmeldeformular vermerkt. Falls Sie eine E-Mail-Adresse angegeben haben, werden Sie aber auch ca. zehn Tage vorher noch einmal erinnert.
Beachten Sie, dass die Aufgabe der Niedersächsischen Schachjugend nicht darin besteht, denjenigen ausfindig zu machen, der die Übernachtungskosten eines Betreuers trägt. Sorgen Sie bitte dafür, dass der Betrag rechtzeitig auf unserem Konto eingeht, dann steht einem erfogreichen Turnier nichts mehr im Wege. Ob das Geld bereits eingegangen ist, erfahren Sie auf die gleiche Weise wie die Abfrage des aktuellen Status'.