Falls Du die Berechtigung Bezirksvorstand innehast, beschreibt Dir diese Seite den Ablauf der Anmeldung zur Jugend-Einzelmeisterschaft in den Osterferien aus Deiner Sicht. Falls Du diese Berechtigung noch nicht besitzt, wende Dich bitte an einen Turnierleiter der Niedersächsischen Schachjugend oder ein anderes Mitglied Deines Bezirksvorstandes, um die Berechtigung zu erhalten. Solltest Du in Deinem Bezirk die Anmeldedaten der Teilnehmer erfassen, findest Du auf dieser Seite weitere Informationen.
Die folgenden Aktionen sind von Dir erforderlich, damit die Anmeldung reibungslos durchgeführt werden kann (diese Aktionen entsprechen Deinen Tätigkeiten beim bisherigen Anmeldeverfahren):
Bevor es Anfang Oktober mit den Anmeldungen losgehen kann, ist es erforderlich, dass jeder Bezirk einen Ansprechpartner festlegt, an den die Meldeformulare geschickt werden. Die Kontaktdaten des Ansprechpartners erscheinen unten auf jedem Anmeldeformular und direkt nach Speichern eines Teilnehmers oder Betreuers. Vollständige Kontaktdaten sind wichtig, damit es den Teilnehmern und Betreuern auch möglich ist, Dir das Formular zukommen zu lassen (das muss natürlich nicht zwangsläufig per Post sein).
Die Eingabe der Kontaktdaten erfolgt über den Menüpunkt Bezirke verwalten. Wähle dort einfach Deinen Bezirk aus und trage die Daten ein. Alternativ kannst Du die Daten Deines Benutzerprofils verwenden, damit du sie nicht doppelt eintragen musst. Wichtig ist, dass die Daten vollständig sind.
Nachdem Du die Kontaktdaten festgelegt hast, steht als nächstes die Bestätigung der Anmeldungen an. Zu diesem Zweck können Dir die Teilnehmer und Betreuer ihr unterschriebenes Anmeldeformular zukommen lassen – aus Sicht der Niedersächsischen Schachjugend ist dies aber nicht erforderlich. Die Bestätigung entspricht der Weitermeldung an die NSJ. Hierfür solltest überprüfen, ob die Teilnehmer oder Betreuer realen Personen entsprechen, und auf diese Weise Missbrauch der Online-Anmeldung ausschließen. Wir gehen bei jeder bestätigten Anmeldung automatisch davon aus, dass Du die Daten vorher geprüft hast. Du solltest beachten, dass die Daten später nicht mehr ohne Weiteres geändert werden können.
Vor der Bestätigung kannst du die Angaben des Teilnehmers bzw. Betreuers einsehen. Aus Gründen des Datenschutzes sind Adressdaten hiervon aber ausgenommen.
Um eine Bestätigung durchzuführen, findest Du in der Übersicht die Funktionen Teilnehmer bestätigen und Betreuer bestätigen. Diese Listen alle unbestätigten Anmeldungen der Teilnehmer und Betreuer Deines Bezirks auf. Nach der Bestätigung erhält der Teilnehmer bzw. Betreuer automatisch eine E-Mail zugesendet, sofern er eine E-Mail-Adresse angegeben hast.
Solltest Du – aus welchen Gründen auch immer – einen Teilnehmer oder Betreuer nicht bestätigen wollen, obwohl die gemachten Angaben glaubwürdig sind, so wird der Teilnehmer bzw. Betreuer hierüber nicht automatisch informiert. Es ist daher dringend empfohlen, die entsprechende Person persönlich zu informieren.
Der bisherige Anmeldeschluss wurde im Zuge der Einführung der Online-Anmeldung zu einem Bestätigungsschluss, d.h. der spätest mögliche Termin zur Bestätigung eines Teilnehmers für das entsprechende Turnier.
Sobald Du einen Teilnehmer bestätigt hast, kannst Du ihm einen Bezirksplatz geben (natürlich nur, wenn das entsprechende Turnier zulassungsbeschränkt ist). Hierfür steht die Funktion Bezirksplätze vergeben zur Verfügung. Um die Übersicht nicht zu verlieren, solltest Du neben der obligatorischen Auswahl des Turniers auch die Altersklasse auswählen.
Sobald Du einem Teilnehmer einen Bezirksplatz vergeben hast, erhält er eine E-Mail zugesendet, die seine Eltern und ihn hierüber informiert und zur Überweisung der Teilnahme- und Übernachtungskosten auffordert. Das funktioniert natürlich nur, wenn auch eine E-Mail-Adresse angegeben wurde. Falls Du versehentlich einen Bezirksplatz an den falschen Teilnehmer vergeben hast, kannst Du Deine Entscheidung auch wieder zurücknehmen. Bedenke aber, dass in diesem Fall eine erneute E-Mail verschickt wird.
Alle bestätigten Teilnehmer, die weder für ein offenes Turnier gemeldet sind noch vorberechtigt sind noch einen Bezirksplatz von Dir erhalten haben, nehmen automatisch am Verfahren zur Vergabe der Freiplätze teil und werden im Falle eines Freiplatzes hierüber ebenfalls per E-Mail informiert.
Um den aktuellen Status der Anmeldungen aus Deinem Bezirk abzufragen, stehen Dir die beiden Listen Alle Teilnehmer aus meinem Bereich und Alle Betreuer aus meinem Bereich zur Verfügung. In den beiden Spalten Status und bezahlt findest Du die benötigten Informationen. Beachte aber, dass diese Listen abgesehen von den gelöschten Teilnehmern und Betreuern alle enthalten – auch diejenigen, die noch nicht bestätigt worden sind. Hier hast Du auch die Möglichkeit, das Anmeldeformular und damit die eingetragenen Daten einzusehen.
Um festzustellen, welche Teilnehmer sicher am Turnier (abgesehen von der fristgerechten Überweisung) teilnehmen, steht die offizielle Teilnehmerliste zur Verfügung.
Nach der Anmeldung der Teilnehmer steht die Anmeldung der Betreuer, insbesondere der Bezirksbetreuer an. Die Online-Anmeldung unterscheidet dabei zwischen Betreuern und Trainer, die nicht für Betreuungsaufgaben vorgesehen sind und deshalb auch nicht notwendigerweise zusammen mit den Jugendlichen untergebracht werden müssen. Zur Erfassung der Daten eines Bezirksbetreuers gibt es zwei Wege:
Wie bei den Teilnehmern schließt sich auch bei den Betreuern die Bestätigung an, wobei sie im Unterschied zu den Teilnehmern direkt zur Aufnahme in die offizielle Betreuerliste führt. Dabei gilt auch hier, dass das Anmeldeformular nicht notwendigerweise unterschrieben werden muss, sondern Du mit der Bestätigung die Richtigkeit der Angaben bestätigst und den Betreuer verbindlich anmeldest. Der Betreuer erhält automatisch mit der Bestätigung eine E-Mail zugesendet, sofern er eine E-Mail-Adresse angegeben hat.
Zur Festlegung des Delegationsleiters wählst Du in der Übersicht die Funktion Delegationsleiter festlegen. Im Gegensatz zu den übrigen Anmeldungen kann der Delegationsleiter nur aus den registrierten Benutzern ausgewählt werden, so dass er die Wahl über seinen Account bestätigen kann. Zusätzlich muss der entsprechende Betreuer ausgewählt werden, der dem ausgewählten Benutzer entspricht. Hier stehen die bestätigten Bezirks- und Vereinsbetreuer sowie die Begleitpersonen der bestätigten Teilnehmer zur Auswahl.
Der letzte Schritt stellt die Zimmereinteilung dar, die über die Funktion Zimmereinteilung durchgeführt wird. Nach Eingang der Übernachtungskosten der Teilnehmer und Betreuer stellt Euch die Niedersächsische Schachjugend ein Kontingent an Zimmern und Betten für die Bezirksbetreuer und Teilnehmer zur Verfügung, die entweder von uns oder Euch auf die Zimmer verteilt werden. Bedenke dabei, dass jeder Teilnehmer und Betreuer seine persönliche Zimmereinteilung abrufen kann und dass Bezirksbetreuer Deines Bezirks die gesamte Zimmereinteilung Deines Bezirks einsehen können.